Eticheta de business in comunicarea la distanta

 

Pandemia de coronavirus a accelerat trecerea lumii digitale la un nou nivel si a transformat comunicarea la distanta, cu ajutorul tehnologiei, intr-o abilitate mai necesara ca oricand.

Comunicarea profesionista te va ajuta, ca FBO, sa stabilesti mai usor relatii cu ceilalti si va creste calitatea interactiunilor tale sociale. Vei lucra cu mai multa placere si iti va fi mai usor sa creezi o legatura buna cu colegi de echipa, parteneri si clienti.

Fie ca se face prin telefon, email sau platforme sociale, comunicarea la distanta ofera doar un acces limitat la limbajul nonverbal al partenerului. Nu vedem expresia de curiozitate ori usoara nedumerire de pe fata celuilalt sau felul cum isi misca stresat piciorul sub birou.

Sunt, asadar, cateva aspecte de care e bine sa tinem cont pentru a compensa si a ne conecta mental, nu doar tehnologic, cu persoana care se afla dincolo de ecran.

Poate ca regula cea mai importanta este sa respecti timpul si atentia celor cu care comunici, alegand o metoda eficienta de a transmite mesajul. Astfel, inainte de a trimite un email, de a programa o intalnire online sau a da un telefon, intreaba-te daca este forma potrivita de interactiune sau poti gasi o solutie mai rapida si convenabila pentru toata lumea.

 

Iata cateva recomandari pentru a avea o comunicare de impact, chiar daca distanta fizica te desparte de interlocutor:

 

Email

  • Foloseste o adresa de email profesionista, cu numele si prenumele tau.
  • Alege o linie de subiect clara, reprezentativa. Este poarta catre email, asa ca fa-o incitanta si atractiva.
  • Alege un font usor de citit, la o dimensiune medie (de exemplu 10-12 puncte) si foloseste-l pentru toate email-urile trimise. Mergi pe culoarea standard, negru, si lasa curcubeul pe cer: evita textele scrise in mai multe culori.
  • Scrie prietenos, dar nu excesiv de informal, mai ales daca nu cunosti bine persoana respectiva. Foloseste emoji putin spre deloc in email-urile de business.
  • Evita sa scrii cuvinte sau fraze in intregime cu litere mari - acest lucru da senzatia ca tipi. Nu abuza de semnele de exclamare, nici chiar dupa cuvantul „urgent”.
  • Lipsa tonului vocii face ca email-ul sa poata fi interpretat uneori diferit de intentia expeditorului. Pentru ca mesajul sa fie inteles clar de catre destinatar, conteaza mult cum iti alegi cuvintele. Scrie concis, dar cu politete. „Te rog” si „multumesc” sunt la fel de importante ca in comunicarea verbala sau cea fata in fata.
  • Fa-ti mesajul usor de citit. Structureaza textul pe cateva paragrafe nu prea lungi, cu spatii intre ele. Apeleaza la bullet points, daca este cazul. Foloseste doar abrevieri cunoscute de destinatari.
  • Cand atasezi un document, mentioneaza acest lucru in textul email-ului.
  • Dupa salut, e binevenit sa incepi email-ul prin a multumi. Multumeste celui care ti-a trimis email-ul pentru o eventuala propunere, pentru un raspuns, pentru munca depusa la un raport trimis, etc.
  • Daca astepti un raspuns de la cel caruia ii scrii, mentioneaza explicit acest lucru si spune si de ce informatie ai nevoie. Cand e important ca raspunsul sa vina pana la o anumita data, mentioneaz-o politicos si pe aceea.
  • Foloseste o semnatura automata la finalul email-ului, care sa includa cel putin numele tau complet, nivelul in Planul de marketing, logo-ul business-ului tau si numarul tau de telefon. Astfel, mesajele tale vor fi percepute ca profesioniste, iti vor accentua identitatea in afacere si vor oferi celuilalt posibilitatea de a te contacta si prin alte mijloace.
  • Este bine sa raspunzi cat mai curand la un email primit – de preferat in decurs de 24 de ore. Daca primesti o solicitare ce iti ia mai mult timp, raspunde imediat la email, mentionand ca vei reveni ulterior cu ceea ce ti s-a cerut.
  • Inainte de a apasa Send, reciteste textul si corecteaza eventualele greseli. Verifica destinatarii email-ului cu atentie, mai ales cand dai Reply all. Include doar persoanele care trebuie sa primeasca neaparat mesajul. Asigura-te ca adresele de email din CC si BCC corespund cu destinatarii carora intentionezi sa trimiti email-ul.

 

 

Intalniri video online

Indiferent ca sunt pe Skype, Zoom, Teams sau alte platforme pentru business meeting, la intalnirile online se aplica multe dintre regulile sedintelor cu prezenta fizica.

  • Atunci cand stabilesti intalnirea, este bine sa mentionezi durata ei aproximativa, pentru ca ceilalti sa-si poata organiza agenda. Daca sedinta este mai lunga si dureaza cateva ore, include in program una sau mai multe pauze.
  • Nu intarzia! La fel ca in cazul sedintelor fata in fata, la intalnirile online este important sa fii punctual.
  • Alege o fotografie potrivita de profil si numele tau ca username.
  • Imbraca-te ca si cum ai fi la o intalnire business obisnuita si asigura-te ca ai un aspect ingrijit.
  • Acorda atentie la ce se vede in spatele tau. De preferat sa te afli intr-un loc luminos, cu un fundal discret sau inspirat din business-ul tau Forever. Indeparteaza, daca poti, orice sursa de zgomot.
  • Da-ti telefonul pe silent si pune-l deoparte, ca sa nu te tenteze. Daca trebuie sa raspunzi la un apel urgent, cere-ti scuze si iesi din incapere.
  • Foloseste optiunea cu video, daca este posibil, pentru a te conecta mai bine cu ceilalti si a avea acces macar la o parte din limbajul nonverbal.
  • Mentioneaza de la inceput programul si obiectivele intalnirii. Ce v-ati propus sa obtineti la final?
  • Pune microfonul pe mute cand nu vorbesti. Mai ales daca tastezi avand microfonul pornit, s-ar putea ca zgomotul sa-i deranjeze pe interlocutori.
  • Priveste in camera video, nu la imaginea ta de pe ecran. Evita sa gesticulezi in exces sau sa te misti mereu, este obositor pentru ceilalti.
  • Acorda atentie persoanei care vorbeste si nu fa alte activitati in timpul intalnirii. E greu sa te ocupi cu seriozitate de mai multe lucruri deodata.
  • Nu manca in timpul unei sedinte, mai ales daca este video. Insa poti avea la indemana, in loc de apa, o bautura Forever cu aloe.
  • In loc sa-ti ceri scuze, multumeste. De exemplu: “Va multumesc pentru rabdare”, in loc de “Imi cer scuze ca a trebuit sa asteptati.”

 

Telefon

Pe langa o mare parte din regulile de mai sus, utilizarea telefonului are cateva reguli suplimentare:

  • Nu suna mai mult de 4-5 ori si mai ales nu suna din nou imediat daca destinatarul ti-a respins apelul.
  • Daca esti rugat sa revii ulterior, intreaba care este intervalul orar preferat sau propune tu unul.
  • Cere permisiunea cand vrei sa pui pe cineva pe speaker si mentioneaza cine mai este in camera/ birou langa tine.
  • Arata ca ai fost atent la ce a spus persoana cealalta reformuland sau tragand o concluzie inainte de a-ti exprima propria parere.
  • Ai grija ca volumul telefonului sa fie potrivit si nu vorbi foarte tare.
  • Asigura-te ca trimiti mesaje WhatsApp in intervalul orar de lucru, nu seara tarziu sau foarte devreme dimineata.
  • Nu adauga persoane in grupuri de WhatsApp fara sa le ceri inainte permisiunea.

 

Succesul unui FBO este legat de abilitatea sa de a transmite mesaje, de a convinge, de a insufla pasiune si energie. In conditiile actuale, distantarea sociala este o provocare, pentru ca reduce mult eficienta comunicarii.

Dar poate ca, stapanind regulile prezentate mai sus, respectand eticheta de business in comunicare, vei reusi sa transformi aceasta provocare intr-un avantaj. Intrucat, asa cum stim, conteaza ce spui, dar si mai mult conteaza cum o spui.