Cum organizam intalniri online eficiente?

Perioada actuala ne-a fortat pe fiecare dintre noi, indiferent de varsta sau de pregatire, sa mutam multe dintre intalniri in mediul online. Esti sau vrei sa devii Forever Business Owner? Iata mai jos cateva sfaturi, care ti-ar putea fi de folos pentru ca tehnologia sa devina aliatul tau atunci cand vorbesti cu oamenii din echipa ta sau intalnesti persoane carora le povestesti pentru prima data despre afacerea Forever, din fata ecranului calculatorului tau.

1. Asigura-te ca toti participantii la intalnire stiu sa utilizeze tehnologia
Daca tu esti initiatorul intalnirii, stabileste data si ora cu cateva zile inainte si anunta-i pe fiecare dintre participanti pe ce platforma se va defasura (Teams, Skype, Zoom etc).
In cazul in care printre acestia sunt persoane care nu au mai utilizat platforma aleasa de tine si banuiesti ca nici nu sunt prietene cu tehnologia, fixeaza un interval orar anterior celui comunicat, pentru a testa ca:
• in zona in care se afla conexiunea la internet este buna,
• aplicatia este instalata pe dispozitivul de pe care vor sa comunice,
• stiu sa acceseze linkul trimis de tine
• stiu cum sa pornesca/ opreasca microfonul si camera oricand doresc.

2. Pregateste cadrul perfect, pentru a valorifica intalnirea la potentialul maxim

• Pentru a beneficia de cea mai buna calitate a sunetului, alege o incapere mica, bine izolata fonic, in care sa existe covor, pentru a evita formarea ecoului.
• Asigura-te ca exista o singura sursa de lumina, indiferent ca este cea naturala, care provine de la fereasta, sau artificala - de la lustra sau veioza.
• Evita sa te pozitionezi asfel incat lumina sa iti vina din spate, pentru ca trasaturile fetei vor aparea umbrite si, dupa cum stim, mimica are un rol important in comunicarea non-verbala.
• Fii atent la ceea ce se vede in spatele tau. Te reprezinta? Este parte din mesajul pe care vrei sa il transmiti? Verifica inainte de a incepe intalnirea ca nu s-a strecurat in cadru vreun element pe care nu-l doresti acolo.

3. Acorda fiecarui participant atentia ta completa

• Priveste catre camera video a computerului si nu catre ecran, pentru a crea senzatia de contact vizual.
• In cazul in care sunt persoane care nu se cunosc intre ele, incepe intalnirea prin a face prezentarile.
• Dedica toata atentia ta intalnirii – opreste notificarile, inchide e-mail-ul si retelele de socializare.
• Urmeaza pasii pe care ii utilizai si in comunicarea fizica – spune cateva cuvinte pentru “a sparge gheata”, apoi urmeaza structura prezentarii si stimuleaza interactivitatea.
• Fii pregatit sa utilizezi optiunea „screen share” (si fii atent sa o si opresti in momentul in care ai incheiat) sau sa transmiti materiale care sa iti sustina discursul.
• Ia notite, participantii se vor simti ascultati.
• Pronunta numele persoanei care doresti sa iti raspunda atunci cand adresezi o intrebare, pentru ca altfel vor aparea pauze in discutie si nimeni nu va sti catre cine anume privesti.

4. Cum ne comportam atunci cand suntem doar participanti?

Din ce in ce mai multe intalniri, conferinte, webinarii, workshop-uri se desfasoara online. 

Este extraordinar sa iti doresti sa faci parte din auditoriu, dar unele evenimente sunt interactive, pline de surprize, iar tu trebuie sa fii pregatit in orice moment sa pornesti camera. Asadar, iata o regula de care este important sa tii cont in orice moment cand participi la un eveniment online: imbraca-te ca si cand ai fi acolo fizic!